Jak opisać w CV doświadczenie, którego nie jesteś w stanie udokumentować?

CV to dokument, ale na ile zobowiązuje nas formalnie?
Co zrobić, gdy nazwa stanowiska w umowie i zakres obowiązków nie są takie same?
Albo masz doświadczenie, którego nie jesteś w stanie udokumentować?
W takiej sytuacji CV jest Twoim przyjacielem!

W jakim celu przygotowuje się CV?

Głównym celem CV jest przekazanie najważniejszych informacji o kandydacie, czyli o Tobie.
Oprócz podstawowych danych do kontaktu, reszta stanowi profil osoby, która szuka pracy.
CV, które wysyłasz do firm to coś innego niż „Total CV” i ma zachęcić do rozmowy.

Przypomnij sobie wizytę w sklepie z drogim sprzętem, np. laptopami czy telefonami.
Większość produktów na wystawie ma obok umieszczony opis ze specyfikacją.
Taki opis w kilku punktach przedstawia najważniejsze funkcje.
Dzięki temu możesz szybko ocenić czy to model dla Ciebie.

Zauważ, że nikt nie umieszcza koło sprzętu pełnej instrukcji obsługi ;)
Co ważne, na tym etapie Ty też nie wymagasz potwierdzenia każdego punktu wyciągiem z instrukcji.
Wierzysz, że punkty są prawdą, szczegóły sprawdzisz po zakupie, a działanie – w praktyce.

Choć porównanie człowieka do produktu jest dużym uproszczeniem, myślę, że oddaje proces decyzyjny i oczekiwania względem opisu tego, co znajduje się w ofercie.

CV ma zawierać wszystko to, co jest ważne i działa na Twoją korzyść.
Jest jak wizytówka, ale nie stanowi „oferty handlowej”, za którą ktoś poda Cię do sądu ;)
To właśnie CV i list motywacyjny są miejscem, gdzie możesz umieścić fakty, których nie ma w oficjalnych dokumentach.
Bo rozbieżności są i często nie zależą od Ciebie.

Nazwa stanowiska a realny zakres obowiązków

Każdy, kto zetknął się z rynkiem pracy wie, że oficjalna nazwa stanowiska i zakres obowiązków często nie zawierają wszystkiego, co się robi. Tym bardziej, że wiele opisów stanowisk zawiera magiczną formułkę „Inne zlecone przez przełożonego zadania” ;)

Dlatego rekruterzy wiedzą, że nazwa stanowiska to tylko etykietka.
Mogą się pod nią kryć przeróżne zakresy zadań oraz różny stopień odpowiedzialności.
Dla rekrutera zakres obowiązków w CV jest ważniejszy niż nazwa stanowiska.

Z czego wynikają rozbieżności doświadczenia w CV?

• Ze specyfiki organizacji – „Dyrektor HR” w wielkiej korporacji może zarządzać setkami osób i procesów, w mini start-upie… tylko sobą. Do zadań pierwszego należeć będzie koordynacja pracy w dużej strukturze, priorytetem drugiej osoby może być zbudowanie zespołu i świadomości, że HR ma sens ;)
• Ze specyfiki osoby – dwóch rekruterów może się interesować różnymi branżami, ale też mieć inny poziom zaangażowania – ambitny będzie „cisnął” wiele rekrutacji i działał w dodatkowych projektach, osoba bez „duszy rekruterskiej” może po prostu realizować minimum. Nazwa stanowiska oficjalnie pozostaje ta sama!
• Z sytuacji – czasem sytuacja w firmie wymaga przejęcia dodatkowych obowiązków (np. gdy ktoś znika z firmy z powodu choroby lub odejścia), bądź też zadania trzeba robić, a organizacja nie podjęła jeszcze decyzji o wyróżnieniu osobnego wakatu na dany obszar; podobnie w czasie wzrostu organizacji – oficjalna zmiana struktury czasem chwilę trwa ;)
• Z opóźnień w formalnościach – zdarza się, że otrzymujesz nową rolę i obowiązki, ale przeprocesowanie zgody na awans i aneksu do umowy trwa, co powoduje, że faktycznie już działasz, ale formalna zmiana będzie widoczna za jakiś czas.
• Z polityki formalnej firmy – czasami dla uproszczenia formalności firmy nie różnicują stanowisk ze względu na ich specyfikę, tylko określają ogólne ścieżki. Tak jest w firmach IT, gdzie wiele osób będzie miało stanowisko „Software developer”, niezależnie od technologii w jakiej działają. Dzięki temu, gdy zmienią obszar lub projekt, nie wymaga to aktualizacji nazwy stanowisk w umowach.

Co robić, gdy dokumenty „rozjeżdżają się” z życiem?

Wybierz życie ;)
CV jest właśnie po to, abyś mogła opisać to, co działo się naprawdę.
Obowiązki, które wykonywałaś, sukcesy, do których doprowadziłaś i wiedzę jaką zyskałaś.
CV ma być Twoją wizytówką, „esencją” Ciebie, a nie cytatem z opisu stanowiska.

Dlatego bez wahania wpisuj w CV zgodnie z prawdą:

• Doświadczenie, którego nie jesteś w stanie udokumentować formalnie,
• Obowiązki, które wykonywałaś, choć nie są wpisane w opisie stanowiska,
• Szkolenia, które zrobiłaś, ale z których nie masz certyfikatów,
• Projekty, które zrealizowałaś, ale już nie istnieją (np. blogi, strony).

Zauważ, że w CV jest sporo elementów, co do których nikt nie wymaga formalnych potwierdzeń.

Taką sekcją są zainteresowania.
Jeśli wpiszesz „szydełkowanie” przecież nikt nie każe Ci na rozmowie (czy później w pracy) przynieść gotowych prac. Tańczysz kizombę – nikt nie będzie robił w pracy zajęć z tańca, by sprawdzić Twój poziom.
Myślisz „No dobrze, ale zainteresowania nie są kluczowe w pracy, więc tu nie ma ryzyka”?

OK, a co powiesz na kompetencje miękkie?
Czy jeśli wpiszesz „kreatywność, rozwiązywanie problemów, nastawienie na klienta” to ktoś pyta o certyfikat?
Super, jeśli masz szkolenia z tego zakresu, ale gwarantuję Ci, że wiele osób uważa się za „jakieś”, a nie ma na to żadnego „papierka” ;)
Co robi więc rekruter?

Rekruter sprawdza deklaracje z CV w praktyce

Dlatego właśnie dobra rekrutacja nie jest prosta ;)
Wymaga odpowiednio zadanych pytań oraz uważności na to, co i jak mówi kandydat.
To świetna wiadomość, jeśli masz umiejętności, których nie możesz udokumentować.
Prawdziwe doświadczenie można „pokazać” w rozmowie.

Dobry rekruter zamiast „Jakie miała Pani stanowisko?” spyta raczej „Co Pani tam robiła?” lub „Co należało do Pani obowiązków”.
Rekrutera zawsze bardziej interesuje realny zakres zadań i obowiązków niż to, co było „na papierze”.
Jeśli Twoje odpowiedzi będą spójne i dokładne, wiarygodne – nie masz się czego obawiać.
To naprawdę można wyczuć, czy ktoś faktycznie robił to, co zadeklarował.
Więcej – w samej rozmowie można ocenić z jakim zrozumieniem wykonywał dane zadania ;)

Być może istnieją zawody, w których formalne nazwy stanowisk się liczą (może Ty takie znasz?).
W zdecydowanej większości znaczenie ma jednak realna praca, a nie tytuł z umowy.

Zasada ta sprawdza się już w przypadku praktyk – jedni przez kilka miesięcy klikają jeden klawisz albo zbierają tylko podpis od opiekuna, inni rzetelnie wykonują zadania i mają szansę na poznanie roli.
Wiele zależy od firmy i opiekunów, ale w CV praktyki mogą wyglądać z opisu tak samo…

Jak opisać w CV doświadczenie lub obowiązki, których nie jesteś w stanie udokumentować?

Nie ma jednego formatu, a najlepszą opcję powinnaś dobrać do siebie.
Dla rekrutera kluczowy będzie zakres realnych zadań i o nie będzie pytał.

Zależnie od sytuacji, opisując doświadczenie w CV możesz:

• dodać nazwę drugiej roli do oficjalnego tytułu, np. Rekruter/Team Leader
• dodać „pełniąca obowiązki”, np. p.o. Kierownik HR.
• rozpisać dodatkowe obowiązki pod oficjalną rolą, ale np. zgrupować je w osobną sekcję
• wyszczególnić nową rolę z faktyczną datą, wcześniejszą niż oficjalna

Jeśli rozbieżności są znaczne, możesz je wyjaśnić w liście motywacyjnym:
„W ramach pełnionych obowiązków przez rok wspierałam organizację w roli X”
„W związku z sytuacją w firmie powierzono mi także rolę Y, w ramach której…”
„Dzięki swojej inicjatywie, równolegle do oficjalnych obowiązków, miałam okazję objąć rolę Z…”
Ostatecznie powody rozbieżności możesz wyjaśnić na rozmowie kwalifikacyjnej.

Pamiętaj, że część kandydatów wpisuje w CV rzeczy, których nie zna lub nie umie.
Dlatego nie bój się wpisywać tego, co faktycznie robiłaś.
I nie martw się, że dokumenty nie ujmują wszystkiego.

Ja w podejściu do CV mocno wierzę w cytat z Loesje:

Staram się o tym pamiętać jako rekruterka i do tego samego namawiam managerów.
By pamiętali, że każdy z nas jest czymś więcej niż dokumenty, które mamy.

Autorzy zdjęć:
Teresa Kluge/unsplash.com
Loesje